Ko začnete poslovati kot samostojni podjetnik, se pogosto srečate z vprašanjem: ali moram na račun napisati DDV? Odgovor je odvisen od tega, ali ste identificirani za DDV ali ne. Če vaš letni promet ne presega zakonskega praga in se niste prostovoljno registrirali, ste tako imenovani mali davčni zavezanec — in vaš račun izgleda bistveno drugače od računa DDV zavezanca. Napake pri tem so pogoste in lahko stanejo.
Kaj pomeni mali davčni zavezanec
Mali davčni zavezanec je davčni zavezanec, ki v zadnjih 12 mesecih ni presegel praga obdavčljivega prometa — ta v Sloveniji znaša 50.000 evrov. Če ostanete pod tem pragom in se niste prostovoljno identificirali za DDV, vam DDV ni treba obračunavati niti plačevati.
To v praksi pomeni:
- Na računih ne smete izkazovati DDV — ne stopnje, ne zneska, ne davčne osnove.
- Ne oddajate obračunov DDV.
- Ne morete uveljavljati odbitka vstopnega DDV (DDV na vaših stroških ostane vaš strošek).
- Na vsakem računu morate navesti obvezno klavzulo, ki pojasnjuje, zakaj DDV ni obračunan.
Status malega davčnega zavezanca ni trajen. Če v kateremkoli mesecu presežete prag 50.000 evrov kumulativnega prometa, se morate identificirati za DDV in začeti obračunavati DDV od naslednje dobave dalje. Spremljanje prometa je zato ključno.
Kako izgleda račun brez DDV
Račun malega davčnega zavezanca vsebuje vse standardne elemente računa — podatke o izdajatelju in prejemniku, zaporedno številko, datum, opis storitve, znesek in rok plačila. Razlikuje se v tem, česa na njem ni:
- Ni stopnje DDV — ne 22 %, ne 9,5 %, ničesar.
- Ni zneska DDV — skupni znesek na računu je končna cena, brez razdelitve na osnovo in davek.
- Ni davčne osnove — ker DDV ni obračunan, razdelitev na osnovo in davek ni potrebna.
Znesek na računu je torej enostaven: količina krat cena, brez kakršnihkoli davčnih izračunov. To poenostavi pripravo računa, a hkrati prinaša tveganje, da podjetnik pozabi na obvezno klavzulo.
Obvezna klavzula na računu
Vsak račun malega davčnega zavezanca mora vsebovati klavzulo, ki prejemniku pojasni, zakaj DDV ni obračunan. Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) v 94. členu zahteva navedbo pravne podlage za oprostitev.
Pravilna klavzula se glasi:
“DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena ZDDV-1.”
Klavzula mora biti vidna na računu — priporočljivo je, da jo postavite pod postavke računa ali v nogo dokumenta. Brez te klavzule je račun formalno nepravilen, kar lahko privede do zapletov pri davčnem nadzoru.
Pomembno: na računu malega davčnega zavezanca se pred davčno številko ne navaja predpona SI. Predpona SI označuje identifikacijo za DDV, ki je mali davčni zavezanec nima. Navedba “SI” pred davčno številko je napaka, ki lahko prejemnika zavede, da gre za DDV zavezanca.
Pogoste napake in kako se jim izogniti
V praksi se pri računih malih davčnih zavezancev ponavljajo štiri napake:
1. Manjkajoča klavzula. Najpogostejša napaka. Podjetnik izda račun brez DDV, a pozabi navesti pravno podlago. Pri davčnem pregledu to pomeni nepravilen račun.
2. Navedba DDV na računu. Nekateri podjetniki iz nevednosti ali zaradi šablone v Excelu na račun zapišejo DDV. Če mali davčni zavezanec na računu izkaže DDV, ga mora plačati — tudi če ni identificiran za DDV. To je izrecna določba ZDDV-1.
3. Predpona SI pred davčno številko. Kot omenjeno — predpona pripada le DDV zavezancem. Mali davčni zavezanec navede le osemmestno davčno številko.
4. Nepreverjanje praga prometa. Podjetnik preskoči prag 50.000 evrov in še naprej izdaja račune brez DDV. To je prekršek, za katerega so predvidene globe.
Dobra novica je, da se večini teh napak lahko izognete z izbiro pravega orodja. Programi za fakturiranje, kot je Apollo, samodejno dodajo zahtevano klavzulo glede na vaš DDV status — kar odstrani najpogostejši vir napak pri malih davčnih zavezancih. Prav tako vas opozorijo, ko se približujete pragu prometa.
Če še vedno sestavljate račune ročno, si vsaj pripravite predlogo z vnaprej vneseno klavzulo in preverite, da vaša davčna številka ne vsebuje predpone SI. Ta dva koraka že bistveno zmanjšata tveganje za napake.