Registracija s.p. je za marsikoga enostavnejši del zgodbe. Pravi izziv se pokaže, ko morate stranki prvič izdati račun in se sprašujete, kaj sploh mora biti na njem. Za tiste, ki niste računovodje po izobrazbi, je tu kratek in praktičen vodnik — od zakonskih zahtev do izbire orodja, ki vam prihrani čas in napake.
Kaj morate vedeti, preden izdate prvi račun
Preden odprete kakršnokoli predlogo ali program, si razjasnite tri stvari.
Ste zavezanec za DDV ali ne? Če ste na začetku in vaši prihodki ne presegajo 50.000 evrov letno, ste najverjetneje oproščeni obračunavanja DDV po 94. členu ZDDV-1. V tem primeru na račun ne vpisujete DDV, dodate pa klavzulo o oprostitvi. Če ste DDV zavezanec, morate na računu prikazati davčno osnovo, stopnjo in znesek DDV.
Gre za gotovinsko ali negotovinsko plačilo? Če stranka plača z gotovino ali kartico na mestu, potrebujete davčno potrjevanje računa prek sistema FURS. Če izdate račun za plačilo na transakcijski račun (nakazilo), davčno potrjevanje ni potrebno.
Kakšen sistem številčenja boste uporabili? Zakon zahteva zaporedno številčenje računov brez vrzeli. Določite si sistem — na primer 2026-001, 2026-002 — in se ga držite skozi celotno poslovno leto. Številčenje se vsako leto začne znova.
Obvezne sestavine računa za s.p.
Vsak račun, ki ga izda s.p., mora po Zakonu o davku na dodano vrednost in Slovenskem računovodskem standardu vsebovati naslednje podatke:
- Ime in naslov izdajatelja — polno ime s.p. z naslovom sedeža, kot je vpisan v Poslovni register.
- Davčna številka izdajatelja — vaša davčna številka ali identifikacijska številka za DDV, če ste zavezanec.
- Ime in naslov prejemnika — podatki o stranki, ki ji izdajate račun.
- Datum izdaje računa in datum opravljene storitve ali dobave blaga, če se razlikujeta.
- Zaporedna številka računa — enolična oznaka znotraj poslovnega leta.
- Opis blaga ali storitve — dovolj natančen, da je jasno, kaj zaračunavate.
- Količina, cena na enoto in skupni znesek brez DDV.
- Stopnja in znesek DDV (če ste zavezanec) ali klavzula o oprostitvi (če niste).
- Skupni znesek za plačilo.
- Rok plačila in številka transakcijskega računa, kamor pričakujete nakazilo.
Manjkajoč ali napačen podatek ne pomeni le formalnega prekrška — lahko povzroči težave pri davčnem nadzoru ali pri uveljavljanju terjatve.
Gotovinski ali negotovinski račun — razlike
Če prejmete plačilo z gotovino, debetno ali kreditno kartico, ali kakršnokoli drugo obliko takojšnjega plačila, morate račun pred izdajo davčno potrditi prek sistema FURS. To pomeni, da mora vaš program ali blagajna poslati podatke o računu na strežnik FURS, prejeti edinstveno identifikacijsko oznako (EOR) in zaščitno oznako izdajatelja (ZOI). Obe oznaki morata biti natisnjeni na računu skupaj s QR kodo.
Pri negotovinskih računih — torej tistih, kjer stranka plača z bančnim nakazilom — davčno potrjevanje ni potrebno. Račun izdate, ga pošljete stranki po e-pošti ali navadni pošti, in ga knjižite v evidenco.
V praksi veliko s.p.-jev posluje izključno negotovinsko, kar poenostavi obveznosti. Če pa sprejemate gotovino — tudi občasno — morate imeti urejeno davčno blagajno od prvega takšnega prejemka dalje.
Kako izbrati orodje za fakturiranje
Za izdajanje računov imate na voljo več pristopov, odvisno od obsega poslovanja in tehničnih zahtev.
Ročno v Excelu ali Wordu. Najcenejši način, a tudi najbolj tvegan. Sami skrbite za vse podatke, številčenje in skladnost z zakonodajo. Primerno le za podjetnike z nekaj računi letno in izključno negotovinskim poslovanjem.
Brezplačna mini blagajna FURS. Namenjena mikro podjetjem, ki sprejemajo gotovino. Podpira davčno potrjevanje, a je funkcionalno omejena — brez avtomatizacije, poročil ali e-računov.
Spletni programi za fakturiranje. Sodobna rešitev, ki pokriva izdajanje računov, samodejno številčenje, davčno potrjevanje in e-račune. Med njimi je Apollo ena od rešitev, ki združuje davčno potrjevanje in izdajo e-računov v enem koraku, kar je praktično za podjetnike, ki želijo urediti vse na enem mestu brez ločenih sistemov.
Pri izbiri glejte na to, ali program podpira e-SLOG format za e-račune, ali omogoča davčno potrjevanje (če sprejemate gotovino) in ali ponuja izvoz podatkov za vašega računovodjo. Preizkusite ga z nekaj testnimi računi, preden začnete redno poslovati.