Elektronski računi so v Sloveniji že leta obvezni pri poslovanju z javnim sektorjem. Toda sprememba, ki prihaja, je bistveno širša: do leta 2028 bo izdajanje in prejemanje e-računov obvezno za vse poslovne transakcije med podjetji. Za mala podjetja, ki danes še pošiljajo PDF po e-pošti ali celo tiskajo papirne račune, je čas za pripravo zdaj.
Kaj se spreminja z novim zakonom
Evropska direktiva ViDA (VAT in the Digital Age) vzpostavlja okvir za obvezno elektronsko fakturiranje v celotni Evropski uniji. Slovenija zakonodajo prilagaja v skladu z evropskim časovnim okvirom, ki predvideva postopno uveljavitev obveznosti.
Ključna sprememba: e-račun ni PDF, poslan po e-pošti. E-račun je strukturiran elektronski dokument v strojno berljivi obliki — v Sloveniji najpogosteje v formatu e-SLOG (XML), ki ga lahko prejemnikov sistem samodejno prebere in uvozi v knjigovodstvo brez ročnega vnosa.
Od leta 2028 bo vsak račun med dvema poslovnima subjektoma v Sloveniji moral biti izdan in posredovan v elektronski obliki. To pomeni, da papirni račun ali PDF ne bo več zadostoval kot veljavna oblika računa v B2B poslovanju. Podjetja bodo morala imeti tehnično infrastrukturo za izdajo in prejem e-računov.
Koga zadeva obveznost
Obveznost bo veljala za vse davčne zavezance, registrirane v Sloveniji, ki poslujejo z drugimi poslovnimi subjekti. To vključuje:
- Gospodarske družbe (d.o.o., d.d.) ne glede na velikost.
- Samostojne podjetnike (s.p.) — tudi normirance in tiste z majhnim obsegom poslovanja.
- Zavezance za DDV in male davčne zavezance — obveznost ni omejena le na DDV zavezance.
Računi fizičnim osebam (B2C) zaenkrat niso predmet obveznega e-fakturiranja, čeprav se pričakuje, da bo tudi to področje sčasoma regulirano.
Posebno pozornost morajo nameniti podjetja, ki danes izdajajo račune ročno — v Excelu, Wordu ali s pomočjo papirnatih blokov. Ta podjetja bodo morala do leta 2028 uvesti programsko rešitev, ki podpira format e-SLOG in omogoča elektronsko posredovanje računov.
Kako se pripraviti že danes
Čeprav je rok 2028, je smiselno s pripravami začeti prej. Prehod na e-fakturiranje ni le tehnična sprememba — zahteva prilagoditev procesov, izbiro orodja in usposabljanje.
Preverite, ali vaš trenutni program podpira e-račune. Če uporabljate računovodski ali fakturirni program, preverite, ali podpira izdajo e-računov v formatu e-SLOG in ali omogoča oddajo prek UJP ali Peppol omrežja. Če ne, je čas za zamenjavo.
Začnite izdajati e-račune prostovoljno. Ni treba čakati na zakonsko obveznost. E-račune lahko izdajate že danes — vsaj tistim strankam, ki jih lahko prejmejo. To vam omogoča, da se naučite postopkov in odpravite morebitne težave, preden postanejo obvezni.
Izberite orodje, ki je pripravljeno na prihodnost. Programi kot Apollo že danes podpirajo format e-SLOG in integracijo z UJP, kar pomeni, da s prehodom zdaj ne boste potrebovali dodatnih prilagoditev leta 2028. Podobno velja za druge uveljavljene rešitve na trgu — bistveno je, da izberete program, ki e-račune obravnava kot standardno funkcionalnost, ne kot dodatek.
Uskladite se z računovodjo. Vaš računovodski servis mora biti sposoben prejemati in obdelovati e-račune. Preverite, ali vaš računovodja že podpira avtomatski uvoz e-računov, in se dogovorite o formatu izmenjave podatkov.
Kaj potrebujete za izdajo e-računov
Za izdajo e-računov potrebujete tri stvari:
Program, ki generira e-SLOG XML. To je strukturiran dokument, ki vsebuje vse zakonsko zahtevane podatke o računu v strojno berljivi obliki. Vaš program mora ta dokument ustvariti samodejno iz podatkov, ki jih vnesete pri izdaji računa.
Kanal za posredovanje. E-račune lahko posredujete prek sistema UJP (obvezno za javni sektor), prek omrežja Peppol (za čezmejno poslovanje) ali neposredno po e-pošti z XML prilogo. Način posredovanja je odvisen od prejemnika.
Sposobnost prejema e-računov. Obveznost ne velja le za izdajo — tudi prejete račune boste morali sprejemati v elektronski obliki. Vaš program mora omogočati uvoz e-SLOG dokumentov in njihovo samodejno knjiženje ali vsaj pregled.
Podjetja, ki prehod opravijo danes, poročajo o konkretnih prihrankih: manj ročnega vnosa, hitrejše usklajevanje plačil in manj napak pri knjiženju. Obveznost leta 2028 je le formalizacija trenda, ki se že dogaja.