Papirni račun, natisnjen na pisarniški tiskalnik in poslan po pošti, je za marsikaterega podjetnika še vedno privzeti način izdajanja računov. A zakonodaja se premika v drugo smer. Elektronski računi postajajo ne le priporočljivi, temveč v določenih primerih obvezni. Za mala podjetja je vprašanje praktično: kdaj morate preiti na e-račune in koliko vas to stane.
Kdaj so e-računi obvezni
V Sloveniji so e-računi že dalj časa obvezni pri poslovanju z javnim sektorjem. Vsak račun, naslovljen na proračunskega uporabnika — od občine do javnega zavoda — mora biti izdan v elektronski obliki prek sistema UJP (Uprava za javna plačila). To velja ne glede na velikost dobavitelja: tudi samostojni podjetnik z enim naročnikom v javnem sektorju mora izdati e-račun.
V poslovanju med zasebnimi podjetji (B2B) e-računi zaenkrat še niso zakonsko obvezni, vendar se regulatorni okvir spreminja. Evropska direktiva ViDA (VAT in the Digital Age) predvideva obvezno elektronsko fakturiranje za čezmejne transakcije znotraj EU, z načrtovano uveljavitvijo v fazah. Slovenija pripravlja prilagoditev nacionalne zakonodaje, ki bo verjetno razširila obveznost e-računov tudi na domače B2B transakcije.
Za podjetja, ki danes izdajajo pretežno papirne račune, je prehod na e-račune smiselno načrtovati zdaj, ne šele ko bo obveznost formalno uveljavljena.
Kateri standardi veljajo v Sloveniji
E-račun ni zgolj PDF, poslan po elektronski pošti. Gre za strukturiran dokument v strojno berljivi obliki. V Sloveniji se najpogosteje uporabljata dva standarda:
- e-SLOG — nacionalni standard, obvezen za poslovanje z javnim sektorjem prek UJP. Temelji na XML-formatu in vsebuje vse podatke, ki jih zahteva zakonodaja o DDV.
- Peppol BIS — evropski standard, ki se uveljavlja pri čezmejnem poslovanju. Omogoča izmenjavo e-računov med podjetji v različnih državah EU prek omrežja Peppol.
Za mala podjetja, ki poslujejo pretežno z domačimi strankami in javnim sektorjem, je e-SLOG zadosten. Če imate tuje partnerje ali dobavitelje, je vredno preveriti, ali vaša rešitev podpira tudi Peppol.
Ključno je, da PDF račun, poslan po e-pošti, ne izpolnjuje zahtev za e-račun. Sistem mora generirati strukturiran XML, ki ga prejemnik lahko samodejno uvozi v svoje računovodstvo.
Kako uvedete e-fakturiranje v malem podjetju
Prehod na e-račune je za malo podjetje enostavnejši, kot se zdi. Na trgu je več rešitev, prilagojenih različnim potrebam in proračunom:
- Brezplačni portal UJP — primeren za podjetja, ki izdajo le nekaj računov mesečno javnemu sektorju. Račun izpolnite ročno prek spletnega vmesnika.
- Računovodski programi z vgrajeno podporo — večina slovenskih računovodskih programov (Vasco, e-Računi, Minimax, Cebelca) podpira izvoz e-računov v formatu e-SLOG. Mesečni strošek se giblje od 15 do 50 evrov, odvisno od paketa.
- Specializirane platforme — rešitve, kot je Setcce, omogočajo pošiljanje in prejemanje e-računov prek enega vmesnika, vključno s Peppol omrežjem.
Pri izbiri rešitve preverite tri stvari: ali podpira format e-SLOG, ali omogoča neposredno oddajo na UJP in ali se povezuje z vašim obstoječim računovodskim programom. Dvojni vnos podatkov je največji strošek, ki ga podjetja pri digitalizaciji pogosto spregledajo — ne gre za ceno programske opreme, temveč za izgubljeni čas.
Začnite z brezplačnim portalom UJP, če izdajate manj kot deset računov mesečno. Ko obseg naraste, nadgradite na plačljivo rešitev z avtomatizacijo. Prehod bo manj boleč, če ga izvedete načrtovano, ne pa pod pritiskom novega roka.