Elektronski račun je za marsikaterega podjetnika še vedno nekaj, kar “bomo uredili, ko bo treba”. A potreba je tukaj — pri poslovanju z javnim sektorjem so e-računi že obvezni, v zasebnem sektorju pa postajajo standard, ki ga stranke in poslovni partnerji vse pogosteje pričakujejo. V tem vodniku korak za korakom pokažemo, kako izdate e-račun, tudi če tega še nikoli niste storili.
Kaj je e-račun in zakaj je pomemben
Elektronski račun ni PDF, poslan po e-pošti. To je strukturiran digitalni dokument v strojno berljivi obliki (najpogosteje XML), ki ga prejemnikov sistem lahko samodejno uvozi, prebere in knjiži — brez ročnega prepisovanja podatkov.
Zakaj je to pomembno za malo podjetje? Trije razlogi:
- Zakonska obveznost — vsak račun, naslovljen na javni sektor (občine, ministrstva, javni zavodi), mora biti poslan kot e-račun prek sistema UJP. Papirni račun bo zavrnjen.
- Hitrejše plačilo — e-račun prispe v sistem prejemnika v minutah, ne v dneh. Manj zamud pri knjiženju pomeni krajši čas do plačila.
- Manj napak — strukturiran format izključuje napake pri prepisovanju. Davčna številka, zneski in datumi so v točno določenih poljih, kar zmanjša tveganje za reklamacije.
V EU se z direktivo ViDA pripravlja širitev obveznega e-fakturiranja tudi na B2B transakcije. Podjetja, ki prehod izvedejo danes, bodo imela prednost pred tistimi, ki bodo čakala do zadnjega roka.
Kateri formati veljajo v Sloveniji
V slovenskem poslovnem prostoru sta relevantna dva formata:
e-SLOG je nacionalni standard za e-račune. Obvezen je za vse račune, naslovljene na javni sektor prek UJP. Temelji na XML strukturi in vsebuje vsa polja, ki jih zahteva slovenska zakonodaja o DDV. Trenutno se uporablja verzija e-SLOG 2.0, ki je usklajena z evropskim standardom EN 16931.
Peppol BIS je evropski standard, ki se uporablja za čezmejno izmenjavo e-računov prek omrežja Peppol. Če poslujete s tujimi partnerji v EU, boste ta format srečali vse pogosteje. Peppol omogoča, da e-račun iz Slovenije brez težav prispe do podjetja na Finskem ali v Italiji.
Za večino malih podjetij, ki poslujejo pretežno na slovenskem trgu, je e-SLOG zadosten. Če imate mednarodno poslovanje, preverite, ali vaša rešitev podpira tudi Peppol.
Kako izdate e-račun v praksi
Postopek izdaje e-računa lahko razdelimo na štiri korake:
1. Pripravite podatke. Zberite vse podatke, ki jih potrebujete za račun: podatki o izdajatelju in prejemniku, opis storitve ali blaga, zneski, datumi, rok plačila. Enako kot pri klasičnem računu.
2. Ustvarite e-račun v pravilnem formatu. Račun morate pripraviti v formatu e-SLOG (ali Peppol, če je to zahtevano). Tega ne morete narediti v Wordu ali Excelu — potrebujete program, ki generira pravilen XML.
3. Pošljite e-račun prejemniku. Če je prejemnik v javnem sektorju, račun oddate prek portala UJP. Za to potrebujete digitalno potrdilo (kvalificirano potrdilo za elektronski podpis). Če je prejemnik zasebno podjetje, lahko e-račun pošljete prek spletne banke, ponudnika e-pošiljanja ali neposredno iz programa za fakturiranje.
4. Shranite kopijo. E-račune morate hraniti enako dolgo kot papirne — najmanj 10 let. Prednost digitalnih računov je, da je hramba enostavnejša in cenejša kot fizični arhiv.
Pri oddaji prek UJP bodite pozorni na pravilnost prejemnikove oznake (šifra proračunskega uporabnika). Napačna šifra pomeni zavrnjen račun in zamudo pri plačilu.
Najpreprostejša pot za mala podjetja
Če izdajate manj kot 50 računov mesečno in želite čim preprostejšo rešitev, imate tri možnosti:
- Portal UJP — brezplačen, a zahteva ročni vnos vsakega računa. Primeren, če imate le občasne račune za javni sektor.
- Spletna banka — nekatere banke omogočajo oddajo e-računov neposredno iz spletnega bančništva. Preverite pri svoji banki, ali ponuja to storitev.
- Program za fakturiranje z e-računom — najbolj praktična rešitev za redne izdajatelje. Rešitve kot Apollo omogočajo izdajo e-računov v formatu e-SLOG neposredno iz brskalnika, brez namestitve dodatne programske opreme. Račun izpolnite, kliknete pošlji in sistem poskrbi za pravilen format ter oddajo.
Ne glede na izbrano pot je ključno, da začnete. E-račun ni zapletena tehnologija — je le drugačen način pošiljanja dokumenta, ki ga že danes pripravljate. Razlika je v tem, da ga računalnik na drugi strani lahko prebere sam.