Napaka na računu se zgodi vsakemu — napačen znesek, napačna stranka, napačen opis storitve. Instinktivna reakcija je, da račun preprosto izbrišete in izdate novega. A v slovenskem davčnem sistemu to ni dovoljeno. Račun, ki je bil enkrat izdan, mora ostati v evidenci, popravek pa se izvede s stornacijo ali dobropisom. Postopek ni zapleten, a zahteva razumevanje pravil, da se izognete težavam pri davčnem nadzoru.
Zakaj računa ne smete preprosto zbrisati
Vsak izdan račun je del vaše poslovne dokumentacije in ima dodeljeno zaporedno številko. Zakon o davku na dodano vrednost zahteva neprekinjeno zaporedje številk računov — brisanje računa bi povzročilo vrzel v številčenju, kar je pri davčnem pregledu takojšnji signal za nepravilnost.
Pri gotovinskih računih je situacija še strožja. Vsak gotovinski račun mora biti davčno potrjen prek sistema FURS. Ko račun prejme enkratno identifikacijsko oznako (EOR), je trajno zabeležen v sistemu davčnega organa. Tudi če račun fizično uničite, zapis pri FURS ostane. Brisanje ali spreminjanje takega računa brez ustreznega storna je prekršek.
Enako velja za e-račune, oddane prek UJP — dokument je v sistemu in ga ni mogoče enostavno preklicati brez ustreznega postopka.
Pravilen pristop je torej jasen: napačen račun ostane v evidenci, izdate pa stornacijo ali dobropis, ki ga formalno razveljavi oziroma popravi.
Kako pravilno stornirate račun
Stornacija pomeni popolno razveljavitev računa. Uporabite jo, kadar je račun napačen v celoti — napačna stranka, napačen znesek, račun izdan pomotoma ali dvojno.
Postopek stornacije:
- Izdajte storno račun — to je dokument z negativnimi zneski, ki v celoti izniči prvotni račun. Storno račun mora vsebovati referenco na prvotni račun (številko in datum).
- Ohranite oba dokumenta — prvotni račun in storno morata biti oba v vaši evidenci. Skupaj tvorita par, ki ga davčni organ lahko preveri.
- Po potrebi izdajte nov, pravilen račun — če je bila storitev opravljena, a je bil račun napačen, po stornaciji izdate nov račun s pravilnimi podatki in novo zaporedno številko.
Stornacija vpliva na vaš obračun DDV. Če ste na prvotnem računu obračunali DDV, se ta z stornacijo stornira. V obračunu DDV za ustrezno obdobje prikažete tako prvotni račun kot storno.
Kdaj izdati dobropis namesto stornacije
Dobropis (kreditna nota) se uporablja, kadar ne razveljavite celotnega računa, temveč le del zneska. Tipični primeri:
- Naknadni popust — stranki ste obljubili količinski popust, ki ga na prvotnem računu niste upoštevali.
- Reklamacija — stranka vrne del blaga ali uveljavlja reklamacijo za del storitve.
- Napaka v znesku — zaračunali ste preveč, a račun je bil že plačan.
Dobropis mora vsebovati:
- Referenco na prvotni račun (številko in datum).
- Razlog za izdajo dobropisa.
- Znesek popravka (negativna vrednost).
- Popravek DDV, če je relevanten.
Dobropis je samostojen dokument z lastno zaporedno številko. Nekatera podjetja vodijo ločeno številčenje za dobropise (npr. DB-001, DB-002), kar je dobra praksa za preglednost.
Postopek pri davčno potrjenih računih
Kadar stornirate gotovinski račun, ki je bil davčno potrjen prek FURS, morate stornacijo prav tako davčno potrditi. To pomeni, da vaš program za izdajo računov pošlje storno na FURS in prejme novo EOR oznako za storno dokument.
Postopek je naslednji:
- V programu za fakturiranje izberete prvotni račun in zahtevate stornacijo.
- Program generira storno račun z negativnimi zneski.
- Storno račun se pošlje na FURS za davčno potrjevanje.
- FURS vrne EOR oznako za storno dokument.
- Stranka prejme storno potrdilo.
Ročno izvajanje tega postopka je zamudno in dovzetno za napake. V programih kot je Apollo je stornacija davčno potrjenega računa izvedena avtomatsko — sistem sam pošlje stornacijo na FURS in izda popravljen dokument. Celoten postopek traja nekaj sekund.
Ne glede na to, ali gre za stornacijo ali dobropis, velja eno pravilo: dokumentirajte razlog za popravek. Zapis “storno — napačna stranka” ali “dobropis — reklamacija blaga” v internih opombah vam bo prihranil veliko časa, če boste morali postopek pojasnjevati ob davčnem pregledu.