Meja med delovnim in prostim časom je v digitalni dobi vse bolj zabrisana. Elektronska pošta, sporočila v službenih skupinah in klici po koncu delovnika so v marsikaterem podjetju nekaj povsem običajnega. Novela Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1D) to naslavlja s pravico do odklopa, ki delodajalcem nalaga konkretne obveznosti — tudi malim podjetjem.
Kaj določa pravica do odklopa
Pravica do odklopa pomeni, da zaposleni zunaj delovnega časa ni dolžan biti dosegljiv za delodajalca, odgovarjati na elektronska sporočila ali opravljati delovnih nalog. Delodajalec zaposlenega zaradi nedosegljivosti v času odklopa ne sme sankcionirati ali mu to šteti pri napredovanju, ocenjevanju delovne uspešnosti ali kakršnikoli drugi pravici iz delovnega razmerja.
Zakon predvideva izjeme za nujne primere, kot so naravne nesreče, izredne varnostne situacije ali neodložljive naloge, ki bi brez takojšnjega ukrepanja povzročile nesorazmerno škodo. Vendar mora delodajalec te izjeme opredeliti vnaprej in jih ne sme razlagati široko.
Obveznost velja za vse delodajalce, ne glede na velikost. Mala podjetja z enim ali dvema zaposlenima nimajo izjeme — morajo pa pripraviti interni akt, prilagojen svojim razmeram.
Kaj morajo delodajalci urediti v praksi
Zakon zahteva, da delodajalec sprejme interni akt, v katerem opredeli ukrepe za zagotavljanje pravice do odklopa. Ta akt mora biti sprejet v roku šestih mesecev od uveljavitve novele. Poleg akta mora delodajalec zaposlene seznaniti z vsebino dokumenta — priporočljivo je, da to stori pisno in z dokazilom o prejemu.
V praksi to pomeni naslednje korake:
- Opredelite delovni čas in čas odklopa za posamezne kategorije zaposlenih. Če imate zaposlene z različnimi urniki (izmensko delo, gibljivi delovni čas), je treba čas odklopa prilagoditi vsaki skupini.
- Določite komunikacijske kanale, ki se med časom odklopa ne smejo uporabljati za delovne namene. Pogosta rešitev je, da se službena elektronska pošta in sporočilne aplikacije zunaj delovnika ne uporabljajo, razen v izjemnih primerih.
- Opredelite izjeme jasno in ozko. Navedite konkretne situacije, v katerih je kontaktiranje zaposlenega zunaj delovnega časa dovoljeno, ter kdo lahko tak kontakt odobri.
- Določite ukrepe za primere kršitev — kaj zaposleni stori, če meni, da je bila njegova pravica do odklopa kršena, in kako delodajalec obravnava prijave.
Delodajalec, ki akta ne sprejme ali ga ne upošteva, tvega globo v razponu od 1.500 do 5.000 evrov. Za ponavljajoče kršitve se zneski zvišujejo.
Kako pripraviti interni akt
Interni akt o pravici do odklopa ne zahteva posebne pravne oblike. Lahko je samostojen dokument ali del obstoječega pravilnika o delovnem redu. Bistveno je, da vsebuje vse zakonsko zahtevane elemente.
Priporočena struktura akta:
- Uvodni člen z namenom in pravno podlago.
- Opredelitev delovnega časa in časa odklopa po kategorijah zaposlenih.
- Seznam komunikacijskih kanalov in pravila uporabe zunaj delovnika.
- Natančna opredelitev izjem s primeri.
- Postopek prijave kršitve in obravnava.
- Datum uveljavitve in način seznanitve zaposlenih.
Za podjetja z manj kot deset zaposlenimi je dokument praviloma dolg dve do tri strani. Ni ga treba prijaviti nikamor, mora pa biti na voljo zaposlenim in inšpektoratu za delo ob morebitnem nadzoru.
Če pripravljate akt sami, priporočamo, da ga pred sprejetjem pregleda pravnik ali kadrovski svetovalec. Strošek pregleda je zanemarljiv v primerjavi z globo za neskladnost. Roka za sprejetje ne odlašajte do zadnjega dne — bolje je akt sprejeti predčasno in ga po potrebi dopolniti.