Slovensko malo podjetje mora redno komunicirati z vsaj tremi do štirimi državnimi portali. Davčne obračune oddate na enem mestu, letno poročilo na drugem, spremembe v registru na tretjem. Če dodate še obveznosti glede dejanskih lastnikov in morebitne razpisne prijave, se število portalov hitro poveča.
Problem ni v tem, da portali ne delujejo — večinoma delujejo dobro. Problem je, da jih je preveč, da ima vsak svojo logiko prijave in da roki niso usklajeni. Za podjetnika, ki nima administrativne podpore, je to pogost vir stresa in zamujenih obveznosti.
Kateri portali so obvezni za mala podjetja
Štirje portali pokrivajo večino zakonskih obveznosti malega podjetja:
eDavki je osrednji portal za davčne zadeve. Tu oddajate obračune DDPO in DohDej, REK obrazce za plače, obračune DDV in druge davčne vloge. Prijava poteka z digitalnim potrdilom ali smsPASS-om.
AJPES pokriva letna poročila, register dejanskih lastnikov (eRDL) in objave v zvezi s poslovnimi subjekti. Letno poročilo za preteklo leto morate oddati do konca marca.
SPOT (eVEM) je portal za registracijo in spremembe podatkov o poslovnem subjektu — od ustanovitve s.p. do spremembe dejavnosti ali sedeža. Uporabite ga tudi za prijavo v obvezna zavarovanja.
eJavna naročila postane relevanten, če se prijavljate na javne razpise. Čeprav večina malih podjetij tega ne počne redno, se portal splača poznati, če delate z javnim sektorjem.
Kaj se oddaja kje — hitri pregled
Preglednica za tipično malo podjetje ali s.p.:
- Mesečno ali trimesečno: obračun DDV (eDavki), REK obrazci za plače (eDavki).
- Letno: davčni obračun DDPO ali DohDej (eDavki), letno poročilo (AJPES).
- Ob spremembi: podatki o podjetju (SPOT), register dejanskih lastnikov (AJPES).
- Po potrebi: prijave na razpise (eJavna naročila), vloge za dovoljenja (odvisno od dejavnosti).
Večino rednih obveznosti lahko v celoti preneste na računovodski servis. Tudi v tem primeru pa priporočamo, da imate sami dostop do vseh portalov — vsaj za vpogled v oddane dokumente.
Kako organizirati roke in obveznosti
Najpreprostejši pristop, ki dejansko deluje: en skupen koledar z vsemi roki. Lahko je Google Calendar, Outlook ali preglednica — pomembno je, da je na enem mestu in da vas opomni vsaj teden dni vnaprej.
Za vsak rok si zabeležite tri stvari: kaj morate oddati, na katerem portalu in kdo je odgovoren (vi ali računovodja). Če računovodja oddaja v vašem imenu, vseeno preverite, da je oddaja uspela — potrdilo o oddaji je vaša varovalka.
Na začetku leta si vzemite pol ure in v koledar vnesite vse znane roke za prihodnje leto. Večina jih je fiksnih in se ne spreminja. Ta pol ure vam prihrani dvanajst mesecev iskanja po spletnih straneh in stresnih klicev računovodji dan pred rokom.